Nota Fiscal Eletrônica e o ERP: Saiba como ele pode ajudar!

Se você possui um negócio compreende a dificuldade que é a administração de uma empresa. Desde a busca por clientes, passando pela manutenção do estoque, trâmites de venda, entrega, burocracias… Não é fácil.

Percebendo essa dor no mercado, surgiu um produto voltado para solucioná-lo. Os ERP são softwares que têm por objetivo auxiliar o empresário na manutenção de seu negócio. Eles organizam diversas atividades de forma a facilitar a sua vida.

Desde gerência de estoques, passando por integração com diversos setores do e-commerce, até a administração das dívidas, tudo é possível de ser realizado por meio de apenas uma ferramenta: o ERP.

E o principal: é possível emitir notas fiscais, sem muita dificuldade, utilizando ERPs. Quer aprender mais sobre isso? Pois então basta continuar a leitura.

A importância de se emitir NFE

Toda empresa precisa se submeter à regulamentação estatal. É necessário se atentar à toda a burocracia do Estado para abrir o seu negócio, caso contrário você pode sofrer consequências graves no futuro.

Para isso, é sempre importante contar com a ajuda de um contador. Ele irá auxiliar com a maior parte da burocracia, evitando que a empresa caia no famoso pente fino e termine com prejuízos consideráveis no caixa.

Um dos aspectos essenciais para qualquer empreendedor é a emissão de nota fiscal. Esse documento é exigido pelo Governo como uma forma de acompanhar a movimentação de cada empresa e, consequentemente, o pagamento dos tributos devidos.

Na nota fiscal constam diversas informações a respeito da empresa e da operação que foi realizada. A informação mais relevante para o governo, claro, é quanto custou o produto e quanto foi descontado em impostos.

O interessante é perceber que a nota fiscal para ser emitida necessita de um equipamento que a gere. Esse equipamento vai gerar tanto um documento físico, o DANFE, quanto um documento virtual, um XML.

Porém, além da regularização de contas perante o Estado, a nota fiscal traz outro benefício: a segurança do consumidor. Comprar um produto com nota fiscal passa uma imagem de segurança e confiabilidade, o que atrai o cliente a fechar a compra.

Esta é a principal diferença entre uma nota fiscal e um cupom fiscal. O cupom geralmente possui muito menos informações a respeito da empresa e do cliente, ao contrário da nota, que deixa todas essas informações registradas.

Uma grande inovação a respeito das notas fiscais aconteceu em 2008. Foi nesta época que foram implementadas as notas fiscais eletrônicas (NF-e), que facilitaram muito o processo e permitiram uma maior segurança para as operações.

Como emitir uma NFE?

Como já foi apresentado, para emitir uma nota fiscal será necessário um equipamento adequado. Este equipamento é um software que permite a criação das notas. São muitas as possibilidades no mercado, e sempre existe a possibilidade de emitir a nota pelo SEFAZ.

Porém, antes de buscar o software mais recomendado para a sua empresa (ou seja, aquele mais simples e com as funcionalidades que você precisa), há alguns passos que são necessários antes.

O primeiro deles é garantir que a sua empresa esteja regularizada junto à Receita Federal e à Secretaria da Fazenda. É importante que todas as taxas de abertura estejam pagas, de forma que a empresa não possua nenhum débito trabalhista ou afins.

Depois, é importante emitir o tipo de nota que a empresa pretende emitir. Isso é importante porque há alguns critérios diferenciados de emissão de nota. Um grande exemplo é o MEI, que só é obrigado a emitir notas fiscais uma vez ao mês.

Por fim, é interessante que a empresa adquira um certificado digital. Isto vai dar acesso a algumas páginas do governo voltadas para a empresa, ficará mais fácil de acompanhar as pendências fiscais e, de quebra, ainda serve como um assinador digital, para assinar contratos eletronicamente.

Como um ERP pode te ajudar com a emissão de NFE?

Nós já falamos dos benefícios de um bom ERP e que eles podem te ajudar na emissão de NFEs, mas não entramos em detalhe sobre como isso acontece. É o que faremos agora.

O software do ERP, ao emitir a nota fiscal, já calcula todos os impostos devidos e, assim, evita erros processuais que poderiam ter consequências danosas para a empresa.

Ainda, ERPs eficientes conseguem criar o arquivo XML, ou seja, a versão virtual da nota fiscal, e assim conseguem facilitar a comunicação com a Secretaria da Fazenda, evitando alegações de falta de transparência da empresa.

Porém talvez o principal benefício do ERP seja a organização que o sistema traz à empresa. Esqueça pastas e mais pastas a respeito de notas fiscais, e horas a fio procurando a nota em caso de qualquer contestação por parte do cliente.

Estamos na era das notas fiscais eletrônicas (NFE). Essas notas podem ser armazenadas em um sistema sem muita dificuldade. O grande benefício do ERP é organizá-las de forma a facilitar a consulta.

Isso pode parecer bobagem, porém quando estamos tratando com a burocracia governamental, que exige a apresentação de livros fiscais e, em caso de auditoria, prestação de contas, a organização pode ser o diferencial.

Além do mais, a organização em relação às NFEs garante que o pagamento dos impostos seja adequado, além de permitir contestações em caso de cobranças a maior por parte do Estado.

E para diminuir drasticamente a quantidade de erros gerados na emissão das notas, o ERP já faz os cálculos dos impostos. A nota é gerada da maneira adequada, visando o pagamento de cada ente estatal com a quantia devida. E depois é organizada de forma a prestar contas quando necessário.

Conclusão

Um bom ERP pode facilitar a sua vida. Talvez você só entenda o quanto o seu trabalho pode ficar mais fácil quando começar a usar o software no seu dia a dia – e a partir de então vai começar a se questionar como conseguia viver sem isso antes.